Prospective Personnel Data Protection Notice - Paris

NOTE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES DES CANDIDATS 
PROSKAUER PARIS 

À PROPOS DU PRÉSENT DOCUMENT

La présente note a pour objet de vous informer des conditions dans lesquelles nous, Proskauer Rose LLP (USA), un limited liability partnership immatriculé à New York et dont les bureaux affiliés sont situés aux Etats-Unis, en France, à Hong Kong et en Chine, Proskauer Rose (UK) LLP, un limited liability partnership immatriculé au Royaume-Uni et Proskauer Rose Brazil – Consultores em Direito Estrangeiro/Direito Norte-Americano e Direito Ingles, un partnership de droit brésilien (individuellement et collectivement, le « Cabinet ») traitons les données à caractère personnel que nous collectons directement auprès de vous ou indirectement par l’intermédiaire d’un mandataire.

Nous collectons et détenons des données personnelles (sous forme papier, électronique ou autre forme) de toute personne candidate à un poste/ stage au sein de notre cabinet pour les finalités décrites dans la présente note. La nécessité de traiter vos données personnelles de manière appropriée et conformément à la règlementation applicable est au cœur de nos préoccupations. La présente note n’a pas de nature contractuelle et est susceptible d’évoluer. La présente version a fait l’objet de sa mise à jour la plus récente le 24 mai 2018.

OBJET ET BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

Dans le cadre de nos échanges (ou par l’intermédiaire de cabinets de recrutements, tiers ou source disponible publiquement), nous collectons et nous traitons (« traiter » désignant toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la modification, la consultation, l'utilisation, l'effacement, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition) des données personnelles (les « données personnelles » étant constituées de toute information enregistrée que nous détenons se rapportant à une personne physique à partir de laquelle cette personne peut être identifiée telles que le contenu de votre CV, notes d’entretien ou toute réponse formulée à des questions que nous aurions pu vous poser lors de la procédure de recrutement) que nous recevons de votre part, que ce soit directement ou indirectement (par exemple, par l’intermédiaire d’un cabinet de recrutement ou lorsque vous remplissez des formulaires de candidature ou correspondez avec nous par courrier postal ou électronique, par téléphone ou par tout autre moyen) :

(i) aux fins d’effectuer des démarches préalables à la conclusion éventuelle d’un contrat avec vous, pour nous permettre d’évaluer votre aptitude à exercer une fonction au sein du Cabinet ;

(ii) aux fins du respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en qualité d’éventuel futur employeur ou partie à un contrat de collaboration, selon le cas;

(iii) aux fins de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers (notamment pour des finalités relatives aux obligations légales, aux enquêtes, aux ressources humaines, à la gestion et à l’administration du Cabinet).

Nous collectons et traitons en outre certaines catégories de données personnelles, notamment, le cas échéant, des informations générales sur le portefeuille de clientèle (pour les associés et counsels), l’existence de clauses de non-concurrence ou de dispenses de préavis, les condamnations et les procédures disciplinaires. De plus, nous collectons et traitons certaines données personnelles que nous recevons de la part de tiers, telles que des références, aux fins d’effectuer des démarches préalables à la conclusion éventuelle d’un contrat avec vous, pour nous permettre d’évaluer votre aptitude à exercer une fonction au sein du Cabinet.

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données sous une forme permettant votre identification pendant une durée excédant celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (ce qui, correspond à une durée de deux ans après notre dernier contact lorsque nous ne donnons pas suite à votre candidature). Ainsi, vos données seront détruites ou effacées de nos systèmes ou anonymisées lorsque la durée de conservation applicable sera atteinte. Si vous rejoignez Proskauer, la conservation de vos données personnelles sera soumise aux durées de conservation appliquées au personnel du Cabinet.

TRAITEMENT RESPECTUEUX DE VOS DROITS

Dans certaines circonstances, vous pourriez disposer des droits suivants :

  • demander l’accès aux données personnelles que nous détenons sur vous ;
  • vous opposer au traitement de vos données ;
  • demander la rectification ou la mise à jour des données vous concernant ;
  • demander l’effacement de vos données ou une limitation du traitement dans certaines situations limitées ;
  • demander le transfert de vos données personnelles vers un autre responsable du traitement de vos données personnelles ;
  • vous opposer à toute prise de décision vous affectant de manière significative sur le seul fondement d’un traitement par ordinateur ou autre traitement automatisé.

Si vous souhaitez faire une demande formelle en vue d’obtenir des informations que nous détenons à votre sujet, vous devez adresser votre demande par écrit à recrutementparis@proskauer.com.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française, la CNIL.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le maintien de la sécurité des données implique de chercher à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité (pour des finalités autorisées) des données personnelles. Nous nous efforçons de faire en sorte que des mesures appropriées soient prises pour prévenir tout traitement illicite ou non autorisé de données personnelles, ainsi que toute perte accidentelle de telles données ou tout dommage à celles-ci.

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau adapté de sécurité des données, de leur collecte à leur destruction. Nous ne transférons des données personnelles à des tiers que dans les cas limitativement énumérés ci-dessous.

COMMUNICATION ET PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Il est possible que nous partagions les données personnelles que nous détenons avec une entité appartenant au Cabinet. Les données seront également partagées avec les membres du personnel habilités à y accéder au sein du Cabinet pour les finalités décrites dans la présente note.

Nous pouvons également être amenés à communiquer les données personnelles que nous détenons à certains tiers, notamment des traducteurs, cabinets de recrutement, administrations publiques, organismes sociaux, prestataires de service de paie, experts-comptables.

Nous communiquons ces données :

  • aux fins du respect de toute procédure ou obligation légale, administrative et/ou réglementaire, de la conduite d’évaluations internes du candidat et de la gestion des risques et dommages potentiels susceptibles d’affecter le Cabinet et/ou notre personnel ;
  • pour exécuter ou faire exécuter tout contrat avec vous ou tout autre accord ;
  • pour protéger nos droits ou nos biens, ou la sécurité des membres de notre personnel ou de toute autre personne ;
  • pour permettre aux prestataires autorisés d’assurer le traitement de la paie ou l’établissement des factures d’honoraires, selon le cas, ou la gestion administrative des régimes sociaux, ou pour des besoins de recrutement.

En cas de cession ou d’acquisition d’une activité ou d’actifs, nous pourrions être amenés à communiquer les données personnelles que nous détenons au potentiel cédant ou à l’acquéreur potentiel de ladite activité ou desdits actifs. En outre, si la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs étaient acquis par un tiers, les données personnelles que nous détenons feraient parties des actifs transférés.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour faire en sorte que vos données personnelles soient traitées de manière sécurisée et conformément à la présente note et aux lois et règlements applicables.

TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES VERS UN PAYS EN DEHORS DE L’EEE

Sous réserve du respect de la règlementation applicable, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) au sein du Cabinet ou à des prestataires de service tel que mentionné ci-dessus.  

Nous exigeons qu’un niveau de protection adéquat des données personnelles soit assuré en application de la règlementation applicable et que des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées soient en place pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l’altération accidentelle, la communication non autorisée ou l’accès non autorisé, et toutes autres formes illicites de traitement.

Les entités constitutives du Cabinet sont parties à une convention de transfert de données personnelles et (i) nous tiendrons à jour cette convention afin qu’elle reste conforme à la règlementation en vigueur, et (ii) nous n’effectuons aucun transfert de données qui ne soit pas conforme aux stipulations de ladite convention ou à un moyen alternatif respectant la règlementation sur la protection des données.